Home
Spiekbriefje voor jouw audit
Tijdens het lopen van een audit komt er veel op je af. Een klein beetje hulp kan wellicht geen kwaad. Daarom hebben we de belangrijkste aandachtspunten en tips gebundeld in een spiekbriefje voor tijdens jouw audit. Lees ze hieronder!
Tips voor elke fase
Tijdens het afnemen van een audit krijg je informatie waarop je goed wilt doorvragen. Tegelijkertijd wil je jezelf en jouw rol zo goed mogelijk toelichten. Veel open vragen stellen, objectief bewijs opvragen, de leiding houden en nog zoveel meer. Daarnaast wil je alle verkregen informatie helder notuleren voor de uiteindelijke rapportage.
In het spiekbriefje delen we een audit op in drie fasen. Hieronder lichten we per fase de belangrijkste aandachtspunten toe en geven we je tips mee.
Fase 1. Inleiding
- Leg uit dat je vandaag de rol van auditor hebt.
- Stel de auditee op zijn/haar gemak: "Heb je ooit eerder deelgenomen aan een audit?”. Leef je in zijn/haar functie in.
- Onderwerpen inleiding: doel van gesprek, rolverdeling auditoren, inzien documenten tijdsduur gesprek.
- Mooie overgang naar het auditgesprek: “Heb je nog vragen?”.
Fase 2. Vraaggesprek
- Stel open en waarderende vragen.
- Vraag door op standaard risicovolle momenten. Zoals registratie- en overdrachtsmomenten.
- Vraag naar relevante documenten en registraties.
- Koppel je bevindingen (positief en negatief) tussentijds terug met een korte samenvatting.
- Bereik overeenstemming over de bevindingen met de auditee.
- Probeer tot een complete bevinding te komen.
Fase 3. Afsluiting
- Vat bevindingen samen. Goede punten en verbeterpunten.
- Vind overeenstemming met de auditee over bevindingen.
- Leg het vervolgtraject uit.
- Heeft de auditee vragen?
- Bedank de auditee.
Welke vragen kun je altijd stellen?
Openingsvragen: Hoe open ik mijn gesprek?
- Wat gebeurt er binnen dit proces?
- Wat is het doel van het proces?
- Kan je me meenemen hoe dit proces in de praktijk in zijn werk gaat?
Kernvragen: En wat moet ik ook niet vergeten te vragen?
- Wat gaat goed?
- Wat kan beter? En wat kunnen we daarvan leren? (waarderend auditen)
- Hoe kan het beter?
Welke vragen stel je om door te vragen?
- Waar komt het door dat ... zo verloopt?
- Wat is het gevolg als we niets doen?
- Wat maakt dat ... zo goed verloopt?
- Wat kunnen andere teams/locaties hiervan leren?
- Hoe kunnen we dit volgens jou verbeteren?
- Stel dat… Wat doe je dan?
- En dan?
- Hoe komt een nieuwe medewerker aan deze informatie?
Wat zijn standaard risico’s om op door te vragen?
- Registratiemomenten
- Overdracht- en afstemmingsmomenten
- Eenduidige beslissingscriteria
- Doorlooptijden
- Controlemomenten
- Aanwezigheid PDCA-cyclus
Is het uitvoeren van interne audits nieuw voor jou?
Volg dan onze tweedaagse basistraining 'Interne audits'. Leer van diverse experts, met ruime ervaring op het gebied van interne audits, hoe je dit goed aanpakt. Ook ontvang je nog meer praktische handvatten zodat jij weet hoe je een audit met succes uitvoert. Meer weten?
Meer weten over dit onderwerp? Bel ons!
