De audit is eindelijk afgerond… en nu?

Je herkent het vast: de auditgesprekken zijn geweest, de opgehaalde informatie is verwerkt en het rapport ligt klaar. De vraag is alleen vaak: wat gebeurt er nu? Meestal heb je goede inzichten en verbetersuggesties opgehaald. Maar zie je die uiteindelijk ook terug in de praktijk?

Veel auditoren worstelen met het opstellen van verbetersuggesties die bruikbaar zijn voor management en de praktijk. Terwijl hier juist de grootste waarde van een audit zit. Hoe kun je die kans op verbetering in de vervolgstappen vergroten? Veel organisaties worstelen hiermee. Met deze tips scherp je je verbetersuggesties aan zodat de kans groter wordt dat je ze terugziet in de praktijk!

1. Het begint allemaal bij de praktijk

De kans op verandering ontstaat al tijdens de audit zelf. Durf te vragen hoe een auditee iets morgen al anders zou kunnen doen. Vraag ook door op wat diegene daarbij nodig heeft. Zo maak je verbeteringen concreet en haalbaar. Dit sluit ook aan bij het waarderend auditen: een methodiek waarbij je de auditees probeert te motiveren en op zoek bent naar best practices.

Een voorbeeld uit de praktijk

Tijdens een auditgesprek gaf een medewerker aan dat zijn functie onvoldoende bekend was binnen de organisatie. De auditoren stelden vragen over de mogelijke oorzaken en welke invloed de medewerker hier zelf op kon uitoefenen. Diezelfde dag werd een kennismakingsbericht op intranet geplaatst waarin de functie en werkzaamheden werden toegelicht aan collega's. Een mooi voorbeeld van hoe een audit niet alleen leidt tot inzichten, maar ook direct kan aanzetten tot actie.

2. Maak het een gezamenlijk proces

Bij veel organisaties gaat de auditrapportage naar de manager. Hierdoor verdwijnt een deel van de energie die tijdens de audit is ontstaan. Is het niet een idee om de auditresultaten kort terug te koppelen in het team dat is geaudit? Of om samen te reflecteren: herkennen zij de resultaten en welke vervolgstappen passen daarbij? Zo betrek je het team actief en voelen mensen eigenaarschap.

Een voorbeeld uit de praktijk

Tijdens een audit in een ziekenhuis werden de belangrijkste bevindingen in vijf minuten teruggekoppeld tijdens de overdracht. De korte en directe terugkoppeling leidde direct tot herkenning, een inhoudelijk gesprek binnen het team en concrete afspraken over verbeteracties.

3. Kies een aantal verbeterpunten in plaats van een waslijst

Uit een audit komen vaak veel verbeterpunten naar voren. De verleiding is groot om deze allemaal met het management te delen, maar is dat wel de meest effectieve aanpak? Start liever met de drie aanbevelingen die de meeste impact hebben of het beste aansluiten bij de praktijk van het team.

Door als auditor al te prioriteren, ontlast je het management. Zij hoeven geen tijd te besteden aan het selecteren van verbeteracties, maar kunnen zich direct richten op de implementatie. Dit vergroot de kans dat aanbevelingen daadwerkelijk worden opgepakt en zichtbaar worden in de praktijk, in plaats van te verdwijnen op een lange lijst met verbeterpunten.

Wil jij groeien in het afnemen van audits?

Effectieve audits gaan niet alleen over het signaleren van verbeterpunten, maar vooral over het realiseren van verandering. Juist daarom besteden we in onze trainingen Interne Audits veel aandacht aan waarderend auditen, gesprekstechnieken en het vergroten van eigenaarschap bij auditees.

Wil je leren hoe je audits uitvoert die echt leiden tot verbetering in de praktijk? Bekijk dan het leerpad interne audits.

Naar Leerpad